Аккредитация на мероприятии. Важные моменты, на которые стоит обратить внимание организаторам

Так случилось, что в последнее время меня достаточно часто спрашивают о том, что же такое аккредитация на проводимом мероприятии и зачем она вообще нужна.

Я чувствую приближение начала спортивного сезона, т.к. количество запросов по данной теме начинает возрастать. Поэтому попытаюсь резюмировать всё, что я думаю и высказываю по этому поводу. И рассматривать вопрос аккредитации буду именно с точки зрения организаторов мероприятия, а не представителей СМИ, которые и так имеют огромный опыт в получении этой самой аккредитации.

 

Буду банален и пойду по пунктам:

1. Известно число представителей СМИ
 

2. Вы знаете название присутствующих изданий, имена представителей и необходимые, живые контакты
 

3. Вы, как организатор, получаете возможность оповещения представителей СМИ о будущих мероприятиях
 

4. В отчете партнерам, своем пресс-релизе, который нужно будет отдать сразу после проведения мероприятия (позже можно отдавать, когда вы будете на уровне Дакара или прочих Grand Prix) вы сможете заранее и точно упомянуть кто из СМИ присутствовал на мероприятии.
 

5. Вы получаете инструмент контроля, наполнения и проведения пресс-конференции.
 

6. Возможность донести основы правил безопасности на мероприятии для представителей СМИ
 

7. Вы знаете точно сколько пресс-релизов нужно подготовить и кому их вручить, дослать, оповестить


8. Вы создаете возможность осветить своих партнеров/спонсоров в максимально выгодном и контролируемом свете.
 

1. Проведя аккредитацию представителей СМИ, вы точно знаете их количество.

Уже одно это очень важно!

Давайте абстрагируемся и представим, что ваше мероприятие проходит не рядом с канцелярским магазином или еще страшнее - вообще не рядом с источником электроэнергии.
Зная количество зарегистрированных заранее, вы заранее же (работайте над собой!  я понимаю, что всё всегда делается в последний день) имеете возможность подготовить все бейджики, пресс-релизы, спонсорские бонусы и прочие няшки в штаб-квартире организаторов при наличии связи, электроэнергии, интернета и необходимых полиграфических материалов.

В противном случае, вы можете попасть в ситуацию, когда кому-то (а представьте, что очень важному) чего-то не хватило, а вы уже все реквизиты раздали, или вообще не напечатали или забыли или.... в общем, оповещен - вооружен.

 

2. Вы знаете название присутствующих изданий, имена представителей и необходимые, живые контакты

Я, как будучи аккредитованным не единожды, могу вам точно сказать, что предоставленные материалы, начинающиеся со слов "Дорогой безымянный друг, чье имя мы не потрудились узнать!" внимания вызывают столько же, сколько название мыла в туалете поезда между Чернышевском и Шимановском.

Вы, как организатор, имеете возможность заложить в голову представителя СМИ информацию с гораздо большим успехом, начав ее со слов "Евгений Рапакс, рады видеть вас в пуле СМИ на нашем мероприятии, объединяющем не только финансовые вливания наших спонсоров, но и...".

Думаю вы поняли о чем я пытаюсь сказать, акцентируя внимание на том насколько важно знать кто именно присутствует на вашем мероприятии

 

3. Вы, как организатор, получаете возможность оповещения представителей СМИ о будущих мероприятиях

Я всегда верю в лучшее, именно поэтому предполагаю, что то событие, к которому вы приложили столько сил, привлекли стольких представителей СМИ, не последнее и вообще планируется проводиться регулярно (о чем, кстати, тоже не лишне упомянуть, если оно первое).
Именно исходя из выше озвученного постулата, вам просто необходимо иметь контакты всех тех, кто может написать, показать, озвучить то, что вы делаете не только сейчас, но и в будущем.

 

Прониклись? Надеюсь, да.

А теперь я расскажу вам немного инсайдерской информации.

Если вы думаете, что вы уже достаточно интересны и делаете что-то уникальное (а если не делаете, то тем более читаем дальше) то вы должны знать, что самая большая проблема освещения ваших соревнований, презентаций и прочих интересных вещей заключается лишь в том, что никто о вас не знает ДО того как вы что-то сделали.

А если еще глубже, то местным непрофильным новостным агентствам, в принципе, всё равно о чем писать - им нужно заполнять колонку "произошедшее сегодня". Если вас нет вчера в том, что происходит сегодня - вас вообще нет. Если вас нет сегодня в разряде Дакаров, вас не будет завтра, если вы не были анонсированы вчера.
Это важный момент - не упускайте его.

Корреспонденты - это та самая текучка кадров, которая не жестко привязана и своим редакциям. Хороших переманивают хорошие издания, плохие и сами вас найдут, или... или они вам и не особо нужны (для массовки сгодятся, кстати, и такие).

Вот, когда у вас есть контакты хороших - вы имеете все шансы быть в правильном шоколаде, ибо вам не важно в каком издании они работают - важно, чтобы они о вас написали, т.к. с момента вашей последней встречи они могут работать только в более лучшем, если и вы прогрессируете.

В общем, если эта мысль не понятна - перечитайте. Понятнее я не умею. Контакты непосредственно вещающих людей - очень важны!

 

4. В отчете партнерам, своем пресс-релизе, который нужно будет отдать сразу после проведения мероприятия (позже можно отдавать, когда вы будете на уровне Grand Prix или Tour de France) вы сможете заранее и точно упомянуть кто из СМИ присутствовал на мероприятии

В данном пункте вообще всё очень просто. Вы обращаетесь к своему спонсору с волшебными словами "Дай денег" или "Дай то, что ты производишь", а дальше умный человек всегда задает один и тот же вопрос: "А что я за это получу?"

    N.B. Если не задает такого вопроса - хочет получить всё. Я бы трижды подумал о таком партнере на вашем месте.

    Но я сугубо на месте фотографа - того, кто обозревает всё со стороны.

Вот когда вы подойдете к ответу на этот вопрос, я более чем уверен, что одним из пунктов будет: "освещение в прессе". Дальше, наверное, можно не продолжать рассказывать насколько важно знать заранее о какой конкретной прессе вообще идет речь.
Лично я бы на месте спонсора задавал очень конкретные вопросы: количество уникальных посетителей, публикаций в месяц, периодичность издания, тираж, специфика и прочие нюансы, которые лучше знать до того как сказать заветное "дай денег".
 
А теперь очень конкретная конкретика, базирующаяся на опыте.

Существует всего два вида СМИ, которые вам стоит рассматривать, чтобы вообще достичь какого-либо успеха после окончания вашего мероприятия: те, которые заполняют колонку "сегодня произошло" и те, которые пишут профильно или небыстро. Для первых информация нужна вчера, для вторых сегодня.

Не понятно?

Первые - это, как правило, что-то региональное, которые освещают ваши события жителям того, региона где вы живете, что-то устраиваете... и да, это то, что точно читает пресс служба администрации вашего региона. Это те, кому информация о вашем мероприятии вообще нужна как можно раньше, чтобы они подготовили ее к публикации сегодня. Это те, кто для отчета.

Вторые - это те, кому действительно интересно то чем вы занимаетесь. Это те, которые, в принципе, могут подождать, если вы сами никуда не торопитесь. Это именно те, кто для роста.

 

Но здесь сразу вопрос: кто в этом мире instant messenger'ов никуда не торопиться? В мире, где информация разлетается быстрее чем происходит. А если она, вдруг, негативная - вы готовы сидеть и ждать на пятой точке ровно, когда это происходит? Ведь у вас могут присутствовать не только дружественные корреспонденты. Вы готовы центр генерации новостей отдать кому-то в никуда?
 
Пресс-релиз должен быть на 90% подготовлен до проведения мероприятия. Цифры можно отредактировать и позже, но знать их нужно заранее.

 

5. Вы получаете инструмент контроля, наполнения и проведения пресс-конференции.

Пятое непосредственно вытекает из четвертого. Спонсоры бывают разные. Кто-то дал денег и потом почитал о вас в газетах, журналах, публикациях, интернете. Чувствуете как важно, что о вас напишут и кто контролирует источник информации?

А бывают и такие, которые самостоятельно хотят присутствовать на вашем мероприятии, причем не менеджеры, о которых пел Шнуров в своей знаменитой песне, а фигуры топ уровня в руководстве компаний. Это именно те, кто задает неудобные вопросы "Что я получу".
 
И вот вам еще один элемент торга - пресс конференция, на которой будут присутствовать представители СМИ: печатные издания, телевидение, радио, независимые журналисты и модные ныне блоггеры.
 
Аккредитовав кого-то, вы можете выставить обязательным фактом присутствие на пресс-конференции, где будут задаваться разные вопросы, один из которых может быть и спонсору: "А скажите, пожалуйста, почему потребителю нужно покупать именно ваш продукт, в чем его преимущества?" Не присутствие журналиста на пресс-конференции - лишение (не выдача) той самой аккредитации, например.
 
На пресс-конференции всё пишется, фиксируется, снимается, и теперь только от красноречия спонсора будет зависеть что и сколько из сказанного попадет в эфир. Вы же со своей стороны сделали максимум - предоставили площадку для освещения партнерского продукта в максимально выгодном свете.

​А кроме всего прочего, вы можете и самостоятельно выложить полную версию пресс-конференции как для отчета, так и для цитирования. Именно так наш МИД поступает на интервью с иностранными СМИ.

Донёс идею?

 

6. Возможность донести основы правил безопасности на мероприятии для представителей СМИ

Теперь о страшном и насущном. Предположим вы проводите выставку ручных доберманов, которые мирные если им на завтрак скармливают пол тушки кошерной хрюшки, во всех остальных случаях они кидаются на любого в радиусе полуметра.

Вот как вы предполагаете, где именно это знание должно перекочевать в сознания представителей СМИ?

Правильно - на брифинге для СМИ.

Т.е. вы физически должны собрать всех тех, многие из которых очень заинтересованы в том, чтобы у вас что-то пошло совсем не по запланированному сценарию, и объяснить им что они могут делать, а куда им лезть совсем не нужно.

Для этого при аккредитации вы объявляете брифинг для прессы в такое-то время до непосредственного мероприятия, где озвучиваете правила техники безопасности или специфику проведения того, что вы проводите. При этом вы ДОЛЖНЫ понимать, что вам никто ничего НЕ ДОЛЖЕН.

Я бы на вашем месте пытался преподнести всё именно с самой выгодной точки зрения освещающего ваше событие, т.е. "самые лучшие фотографии доберманов получаются именно с расстояния не ближе чем пол метра, иначе они, тряся головой, соплями объектив забрызгают и ваш "dead cat" при интервью разорвут , шерсть летит, воняют, с хозяевами подписали соглашение, страховка ограничивает и нас оштрафуют, религия"...  в общем, что угодно, лишь бы у вас все работало так, чтобы ваших корреспондентов не сожрали и не травмировали.

Кто не видел как на авто гонках грузовики влетают в фотографов - погуглите. Вам такое надо?

Надеюсь вы меня поняли. Это называется брифинг по технике безопасности.

 

7. Вы знаете точно сколько пресс-релизов нужно подготовить и кому их вручить, дослать, оповестить

Здесь вообще все просто. Кроме тех, кто смог присутствовать на вашем событии, есть еще и те, кому это не удалось, но кто вам очень нужен и был аккредитован.

В таком случае у вас всегда есть возможность отправить пресс-релиз и фотоотчет (о фото я напишу позже и тоже подробно) вашего мероприятия, чтобы получиться максимум освещения в СМИ.

Если у вас вдруг что-то изменилось... МЧС, например, ввело форс-мажорчик "пожароопасная обстановка", вы точно знаете кому звонить и куда писать, чтобы в момент фактического проведения вашего соревнования у вас вообще кто-то появился.

 

8. Вы создаете возможность осветить своих партнеров/спонсоров в максимально выгодном и контролируемом свете.

Из своего личного опыта я могу сказать, что существуют определенные моменты, когда/где представители СМИ наиболее восприимчивы к нужной именно вам информации/рекламе.

Вы должны понимать, что ваша реклама нужна не столько вам, сколько вашим партнерам и спонсорам. У журналов, телеканалов, блоггеров (об этих представителях дальше и отдельно) есть свои источники финансирования, которые они и заточены всячески пиарить. Вы лишь предоставляете площадку, являясь инструментом.

Не поняли этого?

Тогда перечитывайте всё и сначала.

Смотрите, при вручении пресс материалов в момент аккредитации ваши шансы довести информацию, которая осядет в голове представителя СМИ намного выше чем предоставить ему ту же информацию в конце вашего мероприятия, когда у него в голове есть четкое понимание кто вы есть, что вы делаете, что вы хотите получить и как ему лучше всего использовать ваше мероприятие в достижении своих целей. И вообще не все медийные персоналии останутся, чтобы увидеть окончание вашего соревнования.

Есть и вообще иные аспекты этой работы (это, кстати, почти стандарт) - вырезать всю вашу партнерскую информацию, не связанную с собственной рекламой. Побороть можно и это - пресс-вол, например. Но зачем пытаться обмануть судьбу, когда с ней можно сотрудничать?

"Как?" - спросите вы.

Да легко! Например, предоставить нужную вам информацию в нужное корреспонденту время, или банально "подогреть" пишущего о вашем мероприятии, чтобы ему ваш партнер тоже стал интересен или... в общем, читаем дальше.

Существует еще много всяческих нюансов работы с прессой и представителями СМИ, которые складываются из реального опыта.

Я не провожу тренинги, о которых я тоже обязательно напишу, рассказав, что они есть на самом деле, поэтому если у вас есть вопросы - пишите в личку, а лучше приглашайте на ваше мероприятие правильных представителей СМИ, которые правильно о вас расскажут.